外国人を雇用するときに知っておきたいことと注意すべきこと

外国人を雇用する場合、日本人を雇用する場合と同じように考えてはいけません。

外国人と日本人では考え方が異なるので、働きやすい環境整備が必要ですし、しっかり手続きをおこなわないと違法になることがあるので注意が必要です。

特にビザ(在留資格)は、日本人を雇用する際には不要なので、しっかりと知っておく必要があります。

外国人を雇用するまでの流れ

外国人が入社するまでの一連の流れは以下のとおりです。

1、社内環境を整える

外国人を雇用する場合、日本人を雇用する場合と同じようにはいきません。実際、私が係わらせてもらっている会社様でも、社内環境が整っておらず、せっかく雇用した外国人が1年経たずに退職してしまうケースがあります。

また、外国人を雇用しても違法にならないよう、法律、指針等を知る必要があります。

2、ビザの確認

面接と同時におこなっても大丈夫ですが、ビザの確認は必ずおこなってください。雇用したい外国人が最初から雇用できるビザを持っていれば問題ありませんが、会社で雇用できるビザを持っていない場合、そもそもビザを持っていない場合は、出入国在留管理局(旧:入国管理局)でビザの手続きをおこなわなければなりません。

ビザを取得しなければならない場合は、ビザを取得できる要件を満たしているかも確認する必要があります。

そのためには、ビザについて確認する必要があります。

3、面接をおこなう

日本人よりも外国人は、できもしないことを「できる」と言うことがあります。

そのため、できるかできないかを判断するために、その業務について本当に理解しているか説明してもらったり、具体的に業務内容を聞くことが大切です。

また、外国人は契約されていない内容はおこなわない人もいるので、会社でおこなう行事、決まり事等はしっかりと説明しましょう。

4、雇用契約の締結

3でも説明しましたが、外国人は契約書に記載されていないことはおこなわない人がいます。

業務内容以外でも会社の従業員がおこなう清掃活動、会社行事等、会社としておこなっていることは就業規則等に記載して、これに従うことを雇用契約書に記載しておきましょう。

なお、後々契約内容で問題とならないように、雇用契約書は、外国人がちゃんと理解できる言語で作成することをおすすめします。

5、ビザの申請

2で説明したように、雇用したい外国人が、会社で働くことができるビザを持っていない場合は、ビザを取得しなければなりません。

もしビザを持っていないのに働いてしまうと、入管法(出入国管理及び難民認定法)により不法就労となるので、雇用した外国人だけでなく雇用主である会社も処罰されます。

なお、ビザの取得は、書類の作成・収集におおよそ1ヶ月、申請してから結果が出るまでおおよそ1ヶ月~3ヶ月かかるので、これをふまえて入社時期を検討すべきです。

6、生活するための準備

外国から招へいして外国人を雇用する場合には、住む場所、光熱費の払い方、携帯電話の手続き方法、公共機関の使い方等、初めて日本で生活するための方法を教える準備が必要になります。

社内に通訳できる人がいれば一番良いのですが、いない場合でも国の機関が発行している「生活・仕事ガイドブック」を参考にしてはいかがでしょうか。

やさしい日本語となっているので、雇用する外国人に直接渡してもよいと思います。

7、入社して働く

無事にビザが取得でき外国人を雇用できる状態になれば、外国人が入社しますが、外国人を雇用するのがゴールではなく、やっとスタートラインに立った状態です。

これから外国人に会社でよりよく貢献してもらうためにも、従業員の話を吸い上げ、社内環境を改善していきます。

ビザ(在留資格)を知っておく

外国人を雇用する際、絶対に知っておかなければならない1つがビザ(在留資格)であり、日本人を雇用する場合と大きな違いは、ビザ(在留資格)となります。

外国人を雇用する際、雇用できるビザを外国人が取得していなければ、会社は外国人を雇用できません。

ビザの種類

雇用する際の主なビザは、以下をご覧ください。

詳細は、ビザ(在留資格)の種類は何があるの?をご覧ください。

就労が認められるビザ
ビザ(在留資格) 該当例
高度専門職 ポイント制によりポイントを満たした外国人
経営・管理 経営者、管理者等
技術・人文知識・国際業務 エンジニア、事務員、通訳者、語学教師等
企業内転勤 外国会社からの転勤者
技能 外国料理のコック、スポーツ指導者等
原則として就労ができないビザ
該当例 該当例
研修 研修生
家族滞在 一定のビザで滞在する外国人の配偶者及び子ども
身分・地位に基づくビザ(就労制限なし)
ビザ(在留資格) 該当例
永住者 永住許可を受けた外国人
日本人の配偶者等 日本人の配偶者、日本人の実子等
永住者の配偶者等 永住者の配偶者、一定の永住者の実子
定住者 日系3世、外国人配偶者の連れ子、日本人の子を育てる外国人等

ビザを取得するまでの流れ

ビザを取得するためには主に2つの方法があります。それは、外国から日本に呼び寄せる「在留資格認定証明書交付申請」と、日本にいる外国人がビザを変更する「在留資格変更許可申請」となります。

在留資格認定証明書交付申請とは

雇用したい外国人を日本に呼び寄せ働いてもらうための手続きが、在留資格認定証明書交付申請となります。主な流れは以下のとおりです。

  1. 日本に呼ぼうとしている外国人が、どのビザに該当するか調べる
  2. ビザを取得するための要件を満たしているかを調べる
  3. 申請するための書類の作成と収集をおこなう
  4. 出入国在留管理局(旧:入国管理局)に申請をする
  5. 認定証明書が郵送される
  6. 認定証明書等を日本に呼びたい外国人に郵送する
  7. 日本大使館、代理店等で手続きをする
  8. 日本に入国する
在留資格変更許可申請とは

雇用したい外国人が持っているビザでは自社で働くことができないので、働くことができるビザに変更するための手続きが、在留資格変更許可申請となります。主な流れは以下のとおりです。

  1. どのビザに該当するか検討する
  2. ビザを取得するための要件を満たしているかを調べる
  3. 申請するための書類の作成と収集をおこなう
  4. 出入国在留管理局(旧:入国管理局)に申請をする
  5. ハガキが郵送される
  6. ハガキ等の書類を持って申請した出入国在留管理局に行く
  7. 新たなビザを受け取る

外国人の雇用について知っておくべきこと

会社は外国人を雇用するにあたり、特に注意すべきこととして、ビザ(在留資格)以外にも、知っておくべきことがあります。

それは、「事業主が適切に対処するための指針」「外国人雇用状況の届出」であり、知っておかないと違法になってしまう可能性があります。

事業主が適切に対処するための指針

これは、外国人を雇用する際の指針として、厚生労働省が告示している内容となります。

主な内容は以下のとおりですが、詳細は、「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」をご覧ください。

1、外国人労働者の募集及び採用の適正化
募集 職業安定法又は労働者派遣法に違反する者からはあっせんを受け
ないこと。また、国籍による条件を付すなど差別的取扱いをしないよう十分留意すること。
採用 あらかじめ、在留資格上、従事することが認められる者であることを確認することとし、在留資格の範囲内で公平な採用選考に努めること。
2、適正な労働条件の確保
均等待遇 国籍を理由として、賃金、労働時間その他の労働条件について、差別的取扱いをしてはならないこと。
労働条件の明示 賃金、労働時間等主要な労働条件について、外国人労働者が理解できるようその内容を明らかにした書面を交付すること。
適正な労働時間の管理等 適正な労働時間の管理をおこなうほか、外国人のパスポートを保管しないこと。
労働基準法等関係法令の周知 関係法令について内容を周知すること。
3、安全衛生の確保
安全衛生教育の実施 外国人労働者に使用させる機械設備、安全装置又は保護具の使
用方法等が確実に理解されるよう留意すること。
労働災害防止のための日本語教育等の実施 必要な日本語及び基本的な合図等を習得させるよう努めること。
労働災害防止に関する標識、掲示等 図解等の方法を用いる等、外国人労働者がその内容を理解できる方法により行うよう努めること。また、健康診断を実施すること
労働安全衛生法等関係法令の周知 関係法令の定めるところによりその内容についてその周知を行うこと。
4、雇用保険、労災保険、健康保険及び厚生年金保険の適用
制度の周知及び必要な手続きの履行 被保険者に該当する外国人労働者に係る適用手続等必要な手続をとること。
保険給付の請求等についての援助 帰国後に脱退一時金の支給を請求し得る旨を説明し、社会保険事務所等の関係機関の窓口を教示するよう努めること。
5、適切な人事管理、教育訓練、福利厚生等
適切な人事管理 多様な人材が能力発揮しやすい環境の整備に努めること。
生活指導等 日本語教育及び日本の生活習慣、文化、風習、雇用慣行等について理解を深めるための指導をおこなうとともに、外国人労働者からの生活上又は職業上の相談に応じるように努めること。
教育訓練の実施等 教育訓練の実施その他必要な措置を講ずるように努めるとともに、苦情・相談体制の整備、母国語での導入研修の実施等働きやすい職場環境の整備に努めること。
福利厚生施設 適切な宿泊の施設を確保するように努めるとともに、給食、医療、教養、文化、体育、レクリエーション等の施設の利用について、十分な機会が保障されるように努めること。
帰国及び在留資格の変更等の援助 帰国のための手続の相談等を行うように努めること。また、在留資格の手続き勤務時間の配慮等をおこなうように努めること。
労働者派遣又は請負を行う事業主に係る留意事項 派遣就業の具体的内容の外国人労働者への明示。派遣先は、、労働者派遣事業の許可又は届出のない者からは外国人労働者に係る労働者派遣を受けないこと。
6、解雇の予防及び再就職援助
解雇の予防及び再就職援助 在留資格に応じた再就職が可能となるよう、必要な援助を行うように努めること。
7、外国人労働者の雇用労務責任者の選任
外国人労働者を常時10人以上雇用するときは、この指針に定める雇用管理の改善等に関する事項
等を管理させるため、人事課長等を雇用労務責任者として選任すること

外国人雇用状況の届出

すべての事業主に対し、外国人労働者(特別永住者、外交ビザ、公用ビザの外国人は除く)の雇用及び離職の際に、ハローワーク(公共職業安定所)へ届け出ることを義務付けるものです。

この届出の方法は、以下のようになっています。

雇用保険の被保険者である外国人に係る届出 雇用保険被保険者資格取得届に、在留資格、在留期間、国籍・地域等を記載して届け出ることができます。
雇用保険の被保険者でない外国人に係る届出 雇入れに係わる外国人雇用状況届出書の届出様式(第3号様式)に、氏名、在留資格、在留期間、生年月日、性別、国籍・地域等を記載して届け出てください。

働きやすい環境を作る

外国人の雇用をするにあたり、長く勤めてもらうためには、お互いに理解しあえる環境を作る必要があります。

労働条件を理解してもらう

外国人に限らず日本人にもあり得る話ですが、外国人の場合、「いきなり行方不明になる」「いきなり退職を告げられる」ということがあります。

私の実感では、日本人よりも外国人のほうがこれらの傾向が多いです。

会社に長く勤めてもらうためには、特に労働内容、賃金はしっかりと説明すると同時に、雇用契約書、就業規則も外国人がわかるように、外国人の本国言語で用意したほうがよいです。

これは、後々トラブルになったときのためにもおこなうべきです。

なお、日本人と同様に外国人にも労働基準法、最低賃金法等の労働関係法令は適用されるので、外国人という理由で日本人より不当な扱いをすることは違法となります。

社内環境の改善

なんといっても、まずは従業員同士、コミュニケーションがとれる環境を作ることが重要です。

会話できるように言語をお互いに学ぶことは必要ですが、身振り手振りで説明、何気ないちょっとしたことを笑顔で手伝えるだけのコミュニケーションでも、外国人にとっては心が和らぐものです。

そして、悩んでいることを気軽に相談できる環境を作ることも大切です。

昨今は、外国人を見る機会が多いのでそれほど外国人に抵抗がないと思いますが、話しかけるのはなかなか抵抗があるという方もいます。

外国人と日本人が気軽に話し合えるように、会社がフォローすることも大切なのではないでしょうか。

日本の文化を理解してもらう

日本と外国では文化が異なるので、会社が外国人の国の文化を知るだけでなく、外国人にも日本の文化を知ってもらう必要があります。

特に日本人特有だと思われるのは以下のとおりであり、外国にはあまりない文化なので、外国人には説明が必要です。

空気を読む

相手に全てを伝えなくても、相手が意図を汲み取ってくれるだろうという考え方は、日本に根強く残っている風習です。これは日本人同士の暗黙の了解のようなものであり、外国人には通用しません。外国人は思ったことを言葉にすることのほうが多いです。

曖昧な言葉

日本人は、「ええ」「まあ」「そのうち」というような、曖昧な返事をおこなうことがあります。これは「イエス」「ノー」がはっきりしている外国人にとってはどういう意味なのかわかりません。また、外国人は言われた内容しか行わないこともあるので、何かを伝えるときは曖昧な内容ではなく詳細をはっきりと伝えましょう。

飲み会

外国では、プライベートな時間を会社のために使うのは変だという考え方が強いです。オンとオフがはっきりしています。そのため、日本ではコミュニケーションを取るために飲み会というものがあることを説明しましょう。

残業の考え方

働き方改革により昔よりは改善されていますが、日本では「上司より先には帰りづらい」という理由で退社できず残業する人たちもいます。また、残業が美徳と考えている人もいます。外国では、「定時までに仕事を完了できない人は能力が低い」という考えもあるので、残業に対する考え方が異なります。

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